软考高项优秀论文：论信息系统项目的沟通管理

【题目】

项目沟通管理是产生、收集、分发、存储及最终处理项目信息的过程。项目经理需花费大量时间与项目团队和项目干系人沟通，项目每一成员也应当了解沟通对项目整体的影响。

请以“信息系统项目的沟通管理”为题，分别从以下三个方面进行论述：

1、概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的产品等），并说明你在其中承担的工作。

2、结合项目管理实际情况并围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理的认识。

（1）项目沟通管理的过程及各过程的作用。

（2）请结合你的项目制定一份沟通管理计划。

（3）沟通管理中需要借助哪些技术。

3、请结合论文中所提到的信息系统项目，介绍在该项目中是如何进行监督沟通管理的（可叙述具体做法），并总结你的心得体会。

【论信息系统项目的沟通管理】

为大力推行智能制造在工程建设各环节应用，推动智能制造与建筑工业协同发展，实现工程建设高效益、高质量、低消耗、低排放的建筑工业化目标，某市住房和城乡建设局（以下简称“住建局”）作为发起单位，决定建设“智慧工地管理平台”项目，以解决传统工地监管粗放、数据割裂、安全管控滞后等痛点。该项目投资金额为315.6万元，建设周期6个月，2023年5月，我公司中标后，任命我为项目经理，组建16人项目型团队，按管理、调研、开发、实施、测试5个小组分工协作。项目核心内容包括市场监管、安全质量、实名制管理、智能监控、特种设备管理、危大工程管理、绿色施工、项目现场管理、预警中心管理、基础设置管理十大模块。综合运用物联网、大数据、云计算、AI视频分析等技术，构建集视频监控、智能预警、项目管理、智慧监管等为一体信息化、智能化平台。

系统采用Java语言开发，基于MVC三层架构设计，具备高内聚、低耦合特性，前端则使用Vue3.0开发，以MySQL数据库为支撑。前端感知层以摄像头、传感器等物联网设备为主，负责实时采集工地的环境数据和视频监控数据；中间层负责数据的计算、传输、控制、处理及计算分析；应用层主要包括平台软件、数据管理、存储模块。项目最终交付成果包括智慧工地管理系统可执行程序、源代码、《系统需求规格说明书》《系统概要设计文档》《系统详细设计文档》《用户手册》及第三方检测报告、验收报告等。通过构建信息化、智能化监管平台，有效解决传统工地监管痛点，提升工地监管智能化水平，降低安全事故率、缩短工期、提升扬尘控制效果，推动本地建筑行业向智能化、高效化、绿色化发展。

项目沟通管理是项目工作开展的基础，是与干系人达成共识的桥梁与纽带，是贯穿整个项目的重要工作。沟通管理计划描述如何规划、结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。为促进有效的沟通需要借助不同的技术比如媒介选择、演示、绩效报告等。在项目执行过程中要实时进行监督沟通以优化信息传递的流程。下面，我将结合项目实践从沟通管理的三个过程来论述沟通管理的具体做法。

一、规划沟通管理

规划沟通管理就是规划如何进行沟通管理，编制沟通管理计划的过程。我们依据项目管理计划、需求文件和干系人登记册，结合公司的模板编写了《沟通管理计划》。计划中针对不同类型的干系人制定了不同的沟通策略，还明确了各类信息的沟通方法、沟通技术、负责人、沟通时限、频率和沟通流程。具体的沟通管理计划如下：

二、管理沟通

管理沟通就是确保项目团队和干系人之间进行有效的信息流动。我们依据沟通管理计划按时邀请住建局领导、公司领导、公安局、施工企业负责人等召开各类会议，按时发布各类信息。与项目干系人随时保持高效沟通，及时收集各类项目信息，并详细记录沟通过程、内容、结果和问题，形成《项目沟通记录》。

在沟通管理过程中，我们主要借助以下工具技术促进项目团队与干系人之间的有效信息流动。一是选择合适的沟通媒介。我们对项目干系人进行了分类，主要分为项目团队成员、公司高层、住建局领导、施工企业负责人、项目负责人等。针对各类干系人的不同需求，我们会采用不同的沟通技术和方法满足其沟通需求。针对公司领导，我们每月通过绩效报告的形式汇报当前项目完成情况、现存问题及后续工作计划。对甲方客户，除了在重要的里程碑节点汇报进展外，我们还通过面对面、正式邮件等方式确认，比如，针对智慧工地管理平台的需求调研，我们邀请科室相关人员及领导召开专项会议并完成签字确认。对团队成员，我们通过微信工作群、每日站会、周五下午的例会了解项目进展。二是适时进行演示促进沟通。我们运用演示的方法做好沟通汇报工作。比如，在智能监控模块开发汇报会上，开发团队在展示实时安全预警功能时，通过模拟工人未戴安全帽进入危险区域，触发系统报警，并展示报警信息推送到相关人员手机的过程，取得了良好的沟通效果。三是及时发布项目报告。针对公司领导层重点关注的项目进度、成本问题，我们在报告中主要汇报进度成本偏差及后续改进措施；针对客户关心的可交付成果需求匹配度问题，我们在报告中重点汇报成果完成情况。四是形成沟通记录。为促进项目团队与干系人有效地沟通，我们使用设计了统一的沟通记录模板，确保记录结构化、可复用。

三、监督沟通

监督沟通就是在整个项目周期中对沟通进行监督和控制，以确保满足项目干系人对信息的需求。我们依据项目管理计划、问题日志和沟通记录，随时监督限于各类干系人的沟通，发现和解决沟通中的问题，如有需要提出变更请求进行纠偏。

我们主要通过以下方法来监督沟通。一是干系人参与度评估矩阵。通过干系人参与度评估矩阵检查当前参与情况，并对沟通进行必要调整。例如：住建局领导安排某工地项目负责人王总配合做好测试工作。我们多次以电话形式与该工地项目负责人王总联系，他却以测试影响项目施工进度为由多次推脱。后来，我们登门拜访，经与王总耐心细致地沟通了解，其主要担心测试所得安全隐患数据会被上级主管部门追责。我们向其保证测试数据仅用于优化系统流程，不会作为追责依据，而且接入平台的项目可按照《市局房屋市政工程安全生产文明施工示范工地评选办法》的相关要求，参与“市安全示范工地”的评选。通过精心、细致的沟通，打消了王总的顾虑，积极配合我们完成智慧工地的测试工作。二是人际关系与团队技能。通过观察和交谈及时发现团队内的问题、人员间的冲突、个人绩效问题。项目中期，在智能监控系统的实时数据处理模块中，两位开发人员张工和李工在选择数据流处理框架上有不同意见。张工主张Apache Flink，李工主张 Kafka streams，双方各持己见、争执不休，严重阻滞了下游团队的开发进度。通过日常观察，发现团队氛围紧张，于是私下找两位开发人员分别交谈，了解双方的核心诉求。随后，我组织团队搭建模拟环境，分别用Flink和Kafka  streams实现核心功能模块，并对关键指标进行测试。通过测试我们发现Kafka  streams在应用场景下表现更好。冲突对事不对人，经过测试验证双方统一了认识，为后续开发工作扫清了障碍。三是开展客户满意度调查。在原型设计阶段，为了验证功能设计的合理性与易用性，我们用问卷星设计了调查问卷，搜集客户对功能设计和易操作性的满意度。每月召开一次客户－开发团队联席会议，同步进度并展示调查结果。并对提供有效建议的客户赠送小礼物，增加客户参与的积极性。

经过项目团队不懈的努力，智慧工地管理系统项目于2023年12月通过业主方验收。项目交付后，有效提升了当地工地监管的智能化水平，其中安全事故率降低30%，工期缩短10%，扬尘控制效果提升60%，切实推动了本地建筑行业向智能化、高效化、绿色化发展。 通过本项目的管理工作，我深刻认识到沟通管理是一切工作的基础，通过制定合理的沟通管理计划，采取多种方式有效沟通，及时监督沟通效果，适时调整，才能确保取得项目的最后成功。每一个项目的顺利落地，都是一次专业历练，更是一次自我成长。未来工作中，我将继续带领团队深耕业务，精进自身的信息系统项目管理能力，在经验复盘沉淀，在实践成长中进阶。